Các tính năng:
Quản lý tài liệu cuộc họp (tự động gửi, cập nhật, phân quyền truy cập)
Quản lý tài liệu cuộc họp là một tính năng nổi bật của hệ thống, cho phép tự động gửi và cập nhật tài liệu mà không cần phải thực hiện thủ công. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chuẩn bị cho cuộc họp, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các thành viên tham gia đều có được thông tin mới nhất.
Tạo và quản lý lịch họp
Khả năng tạo và quản lý lịch họp giúp người dùng lên kế hoạch cho các cuộc họp một cách dễ dàng. Hệ thống cung cấp tùy chọn gửi thông báo nhắc nhở cho từng thành viên, đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Quản lý người tham gia (check-in, xác thực danh tính, phân quyền)
Tính năng quản lý người tham gia giúp xác thực danh tính và phân quyền truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể tham gia cuộc họp. Điều này góp phần nâng cao tính bảo mật và an toàn cho thông tin trao đổi trong cuộc họp.
Ghi chú & đánh dấu tài liệu theo cá nhân
Người dùng có thể ghi chú và đánh dấu tài liệu theo cá nhân, giúp họ dễ dàng theo dõi những điểm quan trọng trong cuộc họp. Tính năng này cũng hỗ trợ việc chia sẻ thông tin giữa các thành viên tham gia.
Tương tác thời gian thực (bình chọn, biểu quyết, chat, chia sẻ màn hình)
Sự tương tác thời gian thực tạo cơ hội cho tất cả các thành viên trong cuộc họp đóng góp ý kiến ngay lập tức. Tính năng bình chọn và biểu quyết giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, trong khi chat và chia sẻ màn hình hỗ trợ cho việc thảo luận hiệu quả hơn.
Chữ ký điện tử và biên bản họp số hóa
Hệ thống hỗ trợ chữ ký điện tử và biên bản họp số hóa, giúp đơn giản hóa quy trình phê duyệt và ghi chép lại nội dung cuộc họp. Biên bản được số hóa sẽ dễ dàng lưu trữ và tra cứu hơn so với tài liệu giấy truyền thống.
Bảo mật & lưu trữ dữ liệu (cloud hoặc on-premise)
Bảo mật là một yếu tố quan trọng trong bất kỳ hệ thống nào. Hệ thống phòng họp không giấy cung cấp giải pháp bảo mật mạnh mẽ cho dữ liệu, cho phép người dùng chọn giữa lưu trữ trên đám mây hoặc tại chỗ, tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu bảo mật riêng của tổ chức.
Hỗ trợ đa nền tảng (Web, iOS, Android, Windows)
Hệ thống có tính năng hỗ trợ đa nền tảng, giúp người dùng truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động hay máy tính bảng. Điều này mang lại sự linh hoạt, thuận tiện cho việc tham gia cuộc họp ở bất kỳ đâu và lúc nào.
Hệ thống này phù hợp với nhiều đối tượng:
- Doanh nghiệp vừa và lớn: Đòi hỏi quản lý tài liệu chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian.
- Cơ quan nhà nước: Cần sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý thông tin.
- Trường học: Giúp giáo viên và học sinh dễ dàng tiếp cận tài liệu học tập.
- Tổ chức phi lợi nhuận: Tối ưu hóa nguồn lực để phục vụ mục tiêu cộng đồng tốt nhất.
- Các đơn vị nghiên cứu, trung tâm học thuật: Cần lưu trữ, truy xuất và cập nhật tài liệu nhanh chóng, đặc biệt trong môi trường học thuật, nơi yêu cầu tính chính xác và minh bạch cao.