Quản lý văn bản đến, văn bản đi
- Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận liên thông văn bản đến từ các trục tích hợp
- Tự động lấy số, ký hiệu văn bản đi, chọn số
- Quản lý tài liệu đính kèm, các thuộc tính văn bản, sổ văn bản.
- Quy trình dự thảo, rà soát, phê duyệt văn bản đối với văn bản đi
- Quản lý thông tin phát hành văn bản
- Tính năng trình, xin ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản
- Bút phê xử lý văn bản đến
- Phân công giao việc & quản lý công việc liên quan đến văn bản
- Quản lý phân quyền đọc, xử lý văn bản
- Tra cứu, tìm kiếm nâng cao, hỗ trợ tìm kiếm lọc văn bản.
- Khả năng tích hợp máy scan, máy in
- Tính năng in sổ văn bản, kết xuất Excel, PDF, Word
- Tổng hợp, báo cáo, thống kê văn bản, tình trạng xử lý
- Nhật ký xử lý, trao đổi ý kiến theo từng văn bản
Văn bản nội bộ
- Tổ chức, phân loại văn bản theo nghiệp vụ, đơn vị ban hành
- Quản lý mẫu biểu, hướng dẫn, văn bản đính kèm, văn bản liên quan
- Quản lý tình trạng hiệu lực của văn bản
- Quy trình dự thảo, rà soát, phê duyệt, ban hành văn bản
- Quản lý phản hồi, ý kiến về văn bản
- Tra cứu, tìm kiếm nâng cao, toàn văn
- Báo cáo, thống kê, kết xuất dữ liệu
- Hỗ trợ tích hợp chữ ký số, máy scan
Phân hệ quản lý công việc
- Khởi tạo, phân công, giao xử lý công việc.
- Chức năng phân loại công việc theo lĩnh vực, nghiệp vụ,
- Quản lý checklist , tài liệu, hình ảnh, gắn liên kết vào công việc
- Cập nhật, báo cáo tiến độ xử lý công việc
- Cho phép thông báo, nhắc việc qua email hoặc ứng dụng mobile
- Tạo và quản lý nhóm, danh mục công việc
- Tạo công việc tự động từ hệ thống văn bản đến, văn bản đi
- Quản lý hồ sơ công việc
- Báo cáo, thống kê, kết xuất dữ liệu công việc
- Hỗ trợ tích hợp ứng dụng di động
Thông tin nhân sự và danh bạ
- Danh mục phòng ban bộ phận
- Quản lý thông tin nhân sự theo mẫu 2C và có thể tùy chỉnh
- Quản lý thông tin về cấp bậc, trình độ
- Quản lý thông tin đảng viên
- Quản lý thông tin quá trình công tác
- Quản lý cập nhật luân chuyển cán bộ
- Báo cáo thống kê thông tin cán bộ
- Kết xuất danh sách dữ liệu ra Excel, PDF, Word
Quy trình xử lý văn bản đến
1. Văn thư tiếp nhận văn bản đến
2. Văn thư phân loại văn bản, trình gửi đến lãnh đạo
3. Lãnh đạo có bút phê trên phần mềm và chuyển giao bộ phận xử lý
4. Hệ thống chuyển văn bản đến phòng và người được phân xử lý
5. Trưởng bộ phận tiếp nhận văn bản phân công đến các chuyên viên
6. Hệ thống sẽ tự động tạo công việc theo luồng phân công trên phần mềm
7. Chuyên viên tiếp nhận công việc và xử lý công việc liên quan văn bản
8. Chuyên viên cập nhật tiến độ công việc xử lý văn bản
9. Hệ thống thể hiện tiến độ xử lý văn bản trên phần mềm
10. Lãnh đạo, trưởng bộ phận theo dõi tiến độ xử lý trên phần mềm
11. Dữ liệu tổng hợp báo cáo theo thời gian thực