1. Tên & phân loại
a) Tên giải pháp: Chuyển giao giải pháp Danh thiếp điện tử cho doanh nghiệp
b) Lĩnh vực: CNTT
2. Bối cảnh & mục tiêu
a) Bối cảnh
Doanh nghiệp có quy mô hoạt động rộng lớn tại tỉnh An Giang và các tỉnh miền Tây, hoạt động đa ngành với số lượng lớn nhân sự thường xuyên giao thiệp, làm việc với khách hàng, đối tác, nhà phân phối trong và ngoài nước. Hiện nay, việc sử dụng danh thiếp giấy truyền thống gặp nhiều bất tiện: chi phí in ấn cao và lãng phí khi nhân sự thay đổi chức vụ/thông tin; khó cập nhật dữ liệu thời gian thực; khách hàng dễ làm thất lạc và tốn thời gian nhập thủ công vào danh bạ; không thể hiện được tính chuyên nghiệp, công nghệ của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
Nhằm thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện hoạt động giao tiếp đối ngoại, tối ưu hóa chi phí vận hành và xây dựng hình ảnh thương hiệu hiện đại, Doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý và sử dụng danh thiếp điện tử (E-business card) đồng bộ cho toàn bộ ban lãnh đạo, cán bộ quản lý và đội ngũ kinh doanh.
b) Mục tiêu
Tìm kiếm đối tác công nghệ có năng lực để cung cấp “Giải pháp Danh thiếp điện tử cho doanh nghiệp” trọn gói. Triển khai thẻ danh thiếp điện tử vật lý tích hợp chip NFC (Near Field Communication) kết hợp mã QR cá nhân cho toàn bộ nhân sự của công ty.
Xây dựng hệ thống phần mềm quản trị tập trung (Doanh nghiệp - Enterprise Dashboard) để quản lý, cấp phát, thu hồi và cập nhật thông tin danh thiếp của nhân viên một cách nhanh chóng, an toàn. Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi, tương tác và lưu trữ thông tin của đối tác trực tiếp vào danh bạ điện thoại chỉ bằng một chạm (NFC tap) hoặc một quét (QR scan) mà không cần cài đặt ứng dụng phức tạp.
3. Yêu cầu kỹ thuật:
a) Phân hệ 1: Thiết bị & thẻ vật lý thông minh (NFC & QR Hardware): Thẻ danh thiếp vật lý chất liệu cao cấp (Nhựa PVC tái chế, Kim loại hoặc Gỗ thân thiện môi trường) có in nhận diện thương hiệu của Công ty. Tích hợp chip NFC có độ nhạy cao, hoạt động mượt mà khi chạm với các dòng điện thoại iOS và Android. Mặt sau thẻ in mã QR Code động cá nhân hóa sắc nét, được phủ lớp bảo vệ chống trầy xước.
b) Phân hệ 2: Giao diện số cá nhân (Digital Business Card Interface): Trang hiển thị thông tin cá nhân (Landing Page) được tối ưu hiển thị trên mọi thiết bị di động, tốc độ tải dưới 1 giây. Khả năng tùy biến giao diện cao: cho phép chèn ảnh đại diện, logo công ty, chức vụ, phòng ban, thông tin liên hệ (hotline, email, địa chỉ), mạng xã hội (Zalo, Facebook, YouTube,…), liên kết website và tài liệu giới thiệu (Brochure, Catalog). Chức năng "Lưu danh bạ" (Save to Contacts - vCard) trực tiếp vào điện thoại đối tác chỉ với 1 chạm.
c) Phân hệ 3: Hệ thống chia sẻ & Kết nối không chạm (Seamless Sharing): Chia sẻ đa phương thức: Chạm NFC, quét mã QR, chia sẻ liên kết (Link) hoặc qua chữ ký email số. Hoạt động độc lập, đối tác nhận thông tin không cần cài đặt thêm bất kỳ ứng dụng nào.
d) Phân hệ 4: Trang quản trị doanh nghiệp tập trung (Enterprise Dashboard): Giao diện Web-based dành cho bộ phận Hành chính - Nhân sự quản lý toàn bộ danh sách nhân viên. Tính năng tạo mới, chỉnh sửa, khóa hoặc thu hồi thẻ hàng loạt (Bulk Import/Export) thông qua file Excel khi có biến động nhân sự. Thiết lập quyền hạn, nhóm phòng ban và chuẩn hóa mẫu giao diện (Templates) theo quy chuẩn thương hiệu của Doanh nghiệp. Thống kê hiệu quả giao tiếp: Lượt chạm, lượt quét, lượt lưu danh bạ để đánh giá mức độ tương tác của đội ngũ kinh doanh.
đ) Phân hệ 5: Số hóa, tích hợp & Bảo mật (Integration & Security): Khả năng tích hợp (API) với các hệ thống quản trị nội bộ của công ty (như CRM, ERP, Active Directory) để đồng bộ thông tin nhân sự. Hệ thống máy chủ, dữ liệu đám mây (Cloud) lưu trữ an toàn, có mã hóa dữ liệu truyền tải (HTTPS/TLS) và bảo mật thông tin cá nhân.
4. Tiêu chuẩn & điều kiện
a) Độ bền và an toàn: Thẻ vật lý NFC phải có độ bền cao, chống nước, chống va đập, chip bảo hành hoạt động tối thiểu 3 - 5 năm.
b) Bảo mật thông tin: Giải pháp phải cam kết bảo mật tuyệt đối dữ liệu nhân sự của Công ty Mekong, không chia sẻ hoặc khai thác dữ liệu đối tác cho bên thứ ba. Đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn thông tin và an ninh mạng tại Việt Nam.
c) Tính đồng bộ và thân thiện: Hệ thống phải dễ sử dụng cho mọi đối tượng nhân viên, có tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt. Cho phép chỉnh sửa thông tin tức thì không giới hạn số lần và không làm thay đổi mã QR hay chip NFC vật lý đã cấp.
5. Hợp tác & ngân sách
- Ký hợp đồng chuyển giao công nghệ, thiết bị
- Kinh phí dự kiến theo đề xuất của đơn vị cung cấp
6. Yêu cầu nhà cung cấp
Doanh nghiệp công nghệ thông tin hoặc giải pháp số hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, có kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp NFC, danh thiếp điện tử hoặc số hóa doanh nghiệp. Đã từng triển khai thành công giải pháp danh thiếp điện tử cho ít nhất 3 - 5 doanh nghiệp hoặc tập đoàn có quy mô nhân sự lớn. Có năng lực thiết kế, in ấn và sản xuất thẻ vật lý chất lượng cao, đúng tiến độ. Có đội ngũ kỹ sư hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố phần mềm nhanh chóng. Cam kết bảo hành lỗi 1 đổi 1 đối với thẻ vật lý NFC bị lỗi chip hoặc lỗi in ấn từ phía nhà sản xuất trong vòng 12 tháng.
