Ngày 15/3/2019, Trung tâm Thông tin và Thống kê KHCN TP.HCM (Cesti) tổ chức buổi hội thảo giới thiệu “Giải pháp quản lý giao việc và đánh giá KPI cho doanh nghiệp”.
Đây là hoạt động nhằm hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý từ xa hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá khách quan năng lực nhân viên, đồng thời đo lường hiệu suất làm việc cũng như quy trình sử dụng nhân lực, qua đó bắt kịp xu hướng quản trị để tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như tăng lợi thế cạnh tranh.
Tại buổi hội thảo, ông Nguyễn Hoàng Nhựt – Giám đốc Công ty TNHH Opus Solution trình bày tóm tắt gói giải pháp quản trị văn phòng thông minh Smart Office Solution và chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp tại Việt Nam chuyên dùng để thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu phục vụ cho công tác thống kê, lập báo cáo và dự đoán.
Trong 3 năm qua, Smart Office Solution đã được triển khai ở nhiều tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu như Đại Quang Minh (hệ thống quản trị dự án, giám sát giờ công, nhân công và thiết bị), SingTel (hệ thống trao đổi công việc và đánh giá KPI), Bệnh viện FV (FV Intranet, hệ thống quản trị hồ sơ - ngày nghỉ, đánh giá sự tham gia của nhân viên vào hoạt động của doanh nghiệp), ACB (hệ thống quản lý tài liệu)…
Theo ông Nguyễn Hoàng Nhựt, doanh nghiệp cần thay đổi nhận thức về tầm quan trọng của việc quản trị dữ liệu vận hành dù loại dữ liệu đó chưa cần dùng ngay lập tức, từ đó xác định mô hình dữ liệu, thu thập và số hóa toàn bộ dữ liệu, hình thành các loại báo cáo và lưu trữ dữ liệu an toàn.
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, điều cần làm ngay là nắm bắt kiến trúc thông tin và tổ chức công việc, qua đó thiết lập và theo dõi các mục tiêu toàn diện cho tất cả nhân viên và phòng ban.Vì vậy, Opus Solution tách module quản trị giao việc Tasken để hướng đến nhóm doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp và startup.
Với các công cụ quản lý tác vụ bao gồm ủy nhiệm, thời hạn, lặp lại, nhắc nhở, chỉ báo tiến độ và hơn thế nữa, Taskengiúp các nhóm thuộc mọi quy mô quản lý công việc liệt kê và hoàn thành nhiều việc hơn trong một không gian làm việc trực tuyến dễ sử dụng. Cho dù nhà quản trị muốn đo lường hiệu suất làm việc, mục tiêu và số liệu, quản trị rủi ro, nguồn lực tài chính, theo dõi dự án hoặc kế hoạch, Tasken có thể cung cấp toàn bộ thông tin tổng quát.
Chẳng hạn, ở mục Giao việc (Delegate), Tasken hỗ trợ tạo các nhiệm vụ chi tiết và giao cho các thành viên trong nhóm, kèm theo những tính năng như thêm người tham gia, thời hạn,nhắc nhở... Giải pháp này cũng hiển thị các chỉ số liên quan, đánh như tiến độ hoàn thành công việc.
Hơn thế, giải pháp quản trị giao việc này còn có khả năng đính kèm các cuộc hội thoại vào các nhiệm vụ cụ thể nhằm cập nhật tiến trình, chia sẻ danh sách nhiệm vụ. Người lao động có thể xem đồng nghiệp chỉnh sửa tài liệu và tiến độ thực hiện theo thời gian thực thông qua email và thiết bị di động.
Thông qua báo cáo thường xuyên của Tasken, nhà quản trị dễ dàng có cái nhìn tổng quan toàn cầu về tất cả nhiệm vụ hiển thị, theo dõi tiến độ trong các nhiệm vụ với tổng quan về cá nhân, phòng ban, đội, và dự án. Nhà quản trị cũng có thể tham gia vào cuộc trò chuyện với nhóm về nội dung tiến độ nhiệm vụ, giúp tháo gỡ rào cản tiềm năng.
Quan trọng hơn cả, toàn bộ quy trình xử lý và dữ liệu của Tasken được thiết kế tập trung và nhất quán với môi trường làm việc của nền tảng Microsoft, tương thích với những chiến lược giải pháp đám mây như Office365, SharePoint hay Azure, bảo mật theo MFA, tuân thủ GDPR và ISO 9001:2015. Đây là bước cơ bản để doanh nghiệp vừa và nhỏ chuẩn bị tiến hành chuyển đổi số.
“Nếu doanh nghiệp chỉ có vài người mà còn chưa thể số hóa dữ liệu và giao việc cụ thể, thì sẽ càng khó triển khai hơn nhiều khi doanh nghiệp mong muốn mở rộng quy mô.” – ông Nguyễn Hoàng Nhựt khẳng định.
Một số hình ảnh tại hội thảo:
Techport.vn