Phần mềm quản lý mua sắm tập trung là nền tảng số hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước điều phối toàn bộ hoạt động mua sắm từ một trung tâm duy nhất thay vì để từng bộ phận hoặc chi nhánh tự thực hiện. Mục tiêu chính là tăng tính minh bạch, kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả và giảm lãng phí. Về cơ bản, phần mềm này có thể giúp:
- Tổng hợp và phân tích dữ liệu nhu cầu mua sắm, đơn hàng, nhà cung cấp từ nhiều phòng ban và đơn vị trực thuộc.
- Chuẩn hóa quy trình mua hàng trên toàn hệ thống: Từ khâu đề xuất, phê duyệt, chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, theo dõi tiến độ giao hàng, hóa đơn đến thanh toán.
- Phân tích dữ liệu để tối ưu ngân sách và ra quyết định chiến lược.
Việc sử dụng phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn bộ quy trình nghiệp vụ mua sắm. Người dùng có thể kiểm soát hoàn toàn kế hoạch mua hàng, thông tin nhà cung cấp, danh mục và số lượng hàng hóa, quy trình thu mua cũng như tiến trình thanh toán. Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 bao gồm:
Quản lý hồ sơ thầu
- Đối với các hoạt động mua sắm hàng hóa, thiết bị… với số lượng và giá trị lớn, doanh nghiệp có thể thông qua hồ sơ đấu thầu để tìm được nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 giúp người dùng lưu trữ, cập nhật đầy đủ thông tin về nhà thầu (tên đơn vị tham gia, giá chào thầu, hình thức bảo lãnh,…).
- Dựa vào thông tin nhà thầu, doanh nghiệp sẽ chọn hình thức đấu thầu phù hợp như đấu thầu rộng rãi hoặc chỉ định thầu.
Quản lý kế hoạch mua hàng
- Xây dựng kế hoạch mua hàng bài bản giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, chủ động nguồn cung và tạo tiền đề cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh.
- Phòng ban, đơn vị thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 theo hai hình thức:
+ Mua hàng theo dạng hợp đồng thầu: Được áp dụng với việc mua hàng với số lượng lớn, có giá trị cao. Người dùng sẽ tiến hành tạo dự án, hồ sơ thầu, đấu thầu, ghi nhận thông tin trúng thầu, đi đến ký hợp đồng và thực hiện thanh toán.
+ Mua hàng theo dạng hợp đồng mua lẻ (PO): Được áp dụng với việc mua hàng thông thường, người dùng chỉ cần tạo phiếu gọi hàng (PO – Puchasing Order).
- Sau khi có kế hoạch mua hàng cụ thể, đơn vị quản lý tổng thể sẽ phê duyệt kế hoạch mua hàng.
Quản lý hợp đồng mua hàng
- Đối với các giao dịch mua sắm có giá trị lớn, phần mềm cho phép cập nhật chi tiết hợp đồng kinh tế tương ứng với từng gói thầu đã được thiết lập.
- Dựa trên các dữ liệu đầu vào, phần mềm sẽ tự động tính toán và cập nhật giá trị thực hiện của từng gói thầu mua sắm.
- Sau khi thông tin về nhà thầu và sản phẩm được nhập đầy đủ, người dùng có thể quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng ngay trên phần mềm.
- Các thông tin liên quan đến hợp đồng như mã hồ sơ, số hợp đồng, đơn vị nhà thầu, điều kiện bảo lãnh hợp đồng, bảo hành, danh mục và số lượng hàng hóa, tiến độ thanh toán… – tất cả đều được lưu trữ tập trung trong phần mềm, rất dễ tra cứu và kiểm soát.
Quản lý kho hàng, tính năng kiểm kê, xem và xuất báo cáo
- Kiểm soát danh mục, số lượng hàng tồn kho là tiền đề để doanh nghiệp hạn chế phát sinh đơn hàng vượt ngoài kế hoạch đã phê duyệt hằng năm.
- Tính năng kiểm kê giúp người dùng dễ dàng đối chiếu hàng hóa giữa số liệu thực tế và dữ liệu xuất-nhập được ghi nhận trên giấy tờ và hệ thống.
- Hệ thống báo cáo được quản lý chi tiết và chặt chẽ trong phần mềm, cho phép người dùng nhanh chóng truy cập, theo dõi và xuất báo cáo theo thời gian thực.