Tổ chức và chia sẻ tài liệu điện tử
Tasken DMS quản lý mọi loại tài liệu điện tử ở bất kỳ định dạng tệp nào. Bạn có thể sắp xếp các tài liệu điện tử thành các hệ thống phân cấp của các thư mục và tài liệu ghép trong ba loại không gian làm việc phản ánh các cách thức khác nhau mà mọi người thường thực hiện: Không gian làm việc của doanh nghiệp; Không gian làm việc của dự án; và không gian làm việc cá nhân.
Áp dụng siêu dữ liệu tùy chỉnh cho các tài liệu
Tasken DMS cho phép bạn liên kết thêm thông tin, được gọi là siêu dữ liệu, với các tài liệu. Siêu dữ liệu được lập chỉ mục và có thể được sử dụng để dễ dàng truy xuất và tạo báo cáo trên các tài liệu dựa trên tiêu chí tùy chỉnh của bạn. Mỗi mẩu thông tin siêu dữ liệu là một thuộc tính và các nhóm thuộc tính có thể được nhóm thành các danh mục, từ đó được liên kết với bất kỳ tài liệu nào. Bạn cũng có thể thêm vào các thuộc tính của mình, điều này giúp cải thiện độ chính xác của các thuộc tính và nâng cao độ chính xác của truy vấn.
Đánh giá và phê bình tài liệu
Tasken DMS cho phép bạn xếp hạng giá trị của tài liệu và viết một bài phê bình được lưu cùng với tài liệu và được người dùng khác xem. Ngoài việc cung cấp cho người dùng danh sách các tài liệu được đánh giá cao nhất, giải pháp cũng theo dõi việc sử dụng tài liệu để hiển thị các tài liệu tải lên gần đây nhất và thường xuyên được truy cập.
Tự động thay đổi yêu cầu, xem xét và phê duyệt quy trình
Công cụ thiết kế quy trình làm việc đồ họa của Tasken DMS, cho phép bạn tự động hóa các quy trình quản lý tài liệu, như yêu cầu thay đổi tài liệu và quy trình xem xét và phê duyệt tài liệu, để đảm bảo rằng chúng được thực hiện chính xác và nhất quán. Bạn có thể thiết kế các quy trình theo yêu cầu của riêng bạn hoặc theo quy định của các cơ quan quản lý.