Phần mềm quản lý nhà cung cấp là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa mối quan hệ với các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó giúp chuyển đổi số quy trình mua sắm, quản lý hợp đồng, giám sát hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.
Quy trình quản lý nhà cung cấp hiệu quả cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường hợp tác với rất nhiều nhà cung cấp, từ đối tác ký kết hợp đồng lớn có điều khoản chi tiết đến những đơn vị chỉ có thỏa thuận đơn giản. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như chất lượng nguồn hàng, điều khoản hợp đồng, tiến độ thanh toán… Chính vì đó, để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hợp tác, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý nhà cung cấp rõ ràng gồm các bước sau:
Quản lý danh sách nhà cung cấp
- Thông tin nhà cung cấp như tên, liên hệ, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động… được quản lý, lưu trữ đầy đủ và tập trung một lần duy nhất. Khi người dùng thực hiện các nghiệp vụ như nhập tài sản, hợp đồng, phiếu gọi hàng, công cụ lao động… hệ thống sẽ tự động liên kết dữ liệu nhà cung cấp mà không cần nhập lại, đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm thời gian thao tác.
- Thông tin này sẽ được nhập một lần duy nhất. Khi người dùng thực hiện các thao tác như: nhập tài sản, nhập hợp đồng, tạo phiếu gọi hàng, nhập công cụ lao động… thì thông tin nhà cung cấp sẽ được liên kết mà không phải nhập lại.
Đánh giá nhà cung cấp
- Phần mềm quản lý nhà cung cấp gAMSPro đưa ra 4 tiêu chí cơ bản nhất để doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp khách quan và chuẩn hóa:
+ Giao hàng: Tài sản, công cụ lao động có được giao đúng hẹn? Tình trạng hàng hóa có nguyên vẹn khi nhận hàng?
+ Chất lượng: Chất lượng có đúng với cam kết ban đầu giữa hai bên không?
+ Bảo hành: Nhà cung cấp bảo hành nhanh hay chậm? Sau khi được bảo hành, chất lượng hàng hóa, dịch vụ có đảm bảo không?
+ Khiếu nại: Nhà cung cấp xử lý các khiếu nại của doanh nghiệp như thế nào?
- Với mỗi tiêu chí, người dùng sẽ cho điểm để đánh giá là tốt, trung bình hay yếu kém. Từ 8.00 đến 10.00: Rất tốt; Từ 6.50 đến 8.00: Khá/Tốt; Từ 5.00 đến 6.50: Trung bình; Nhỏ hơn 5.00: Yếu/Kém.
- Hệ thống chấm điểm theo 4 tiêu chí giúp chuẩn hóa quy trình đánh giá nhà cung cấp giữa các bộ phận, đơn vị, phòng ban của doanh nghiệp. Nhờ đó, việc ra quyết định hợp tác trở nên nhất quán và tránh phụ thuộc vào cảm tính cá nhân.
Tạo kỳ đánh giá
- Việc đánh giá nhà cung cấp sẽ được thực hiện định kỳ theo từng đợt thay vì chỉ một lần duy nhất, nhằm theo dõi sự ổn định về năng lực và hiệu quả hoạt động. Các kỳ đánh giá thường xuyên giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua sắm chuẩn xác, đảm bảo luôn chọn được những đối tác phù hợp nhất.
- Phần mềm quản lý nhà cung cấp gAMSPro 4.0 hiển thị danh sách các nhà cung cấp cần được đánh giá, đồng thời kết hợp với dữ liệu lịch sử để tính toán chỉ số “Tỷ lệ tái ký hợp đồng từ XXX%”. Chỉ số này giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả hợp tác và đưa ra quyết định chiến lược về việc duy trì hay thay thế nhà cung cấp.