TỔNG QUAN
Enterprise Content Management (ECM) không đơn giản chỉ là một sản phẩm phần mềm. Theo nghĩa đầy đủ, ECM là một hệ thống bao gồm chiến lược, phương pháp và các bộ công cụ được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.
Thông tin phi cấu trúc (bao gồm các dạng như văn bản tài liệu, video, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức. Ví dụ trong ngành ngân hàng, thông tin phi cấu trúc là hồ sơ xin vay, mở tài khoản, thư tín dụng (L/C), video giám sát hệ thống ATM, cuộc điện thoại được ghi âm của khách hàng gọi tới trung tâm dịch vụ khách hàng… Những thông tin này chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với lượng thông tin có cấu trúc được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu (database) trong các ứng dụng như Corebanking, Switching, Card Management System…
Giới thiệu giải pháp
Một giải pháp ECM tổng thể bao gồm 2 thành phần chính: phần thực hiện việc thu nhận thông tin phi cấu trúc và phần quản lý những thông tin được thu nhận này.
Phần thu nhận thông tin phi cấu trúc thường có các tính năng:
Thu nhận (Capture): scan tài liệu hoặc import file nếu không cần scan, thực thi online/oine, thu nhận từ fax server,…
Phân loại (Classify): tài liệu được thu nhận vào có thể phân loại theo cách thủ công hoặc tự động (hệ thống có khả năng tự nhận dạng tài liệu và “học” cách phân loại).
Bóc tách (Extract): thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng đánh dấu (OMR), nhận dạng ký tự thông minh - chữ viết tay (ICR),…
Kiểm tra (Validate): người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
Phân phối (Deliver): thông tin được thu nhận và thông tin được bóc tách có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác.
Tính năng của phần Quản lý thông tin đã được thu nhận:
Quản lý văn bản: quản lý phiên bản, liên kết tài liệu, thư mục ảo,…
Quản lý luồng công việc: tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
Chính sách lưu giữ: thiết lập chính sách lưu giữ đối với từng loại thông tin, đảm bảo tính tuân thủ các chuẩn mực tài chính kế toán.
Quản lý vòng đời: định nghĩa vòng đời từ khi khởi tạo cho tới khi hủy hoàn toàn thông tin, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang các tầng lưu trữ khác nhau (tier storage) tùy theo trạng thái của thông tin, hỗ trợ nén và chống trùng lặp.
Cơ chế caching: cho phép giảm kết nối lên trung tâm, tăng tốc độ tìm kiếm và truy cập tài liệu tại các điểm ở xa (chi nhánh).
Bảo mật: Authentication (AD, Tivoli,…), Authorization (ACLs), Auditing (FDA 21 CFR), mã hóa, chữ ký số, hủy hoàn toàn.
Đánh chỉ mục và tìm kiếm: cho phép tìm kiếm dễ dàng tài liệu bằng các thao tác đơn giản và trực quan.
Báo cáo thống kê: xây dựng, kết xuất các thống kê về tài liệu một cách nhanh chóng
Đối tượng khách hàng
Thông tin phi cấu trúc tồn tại trong mọi tổ chức, doanh nghiệp và 80% quy trình xử lý nghiệp vụ đều gắn liền với những thông tin này, đặc biệt là hồ sơ giấy tờ. Chính vì thế, bất cứ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có thể ứng dụng triển khai ECM ở một mức độ nào đó, từng phần hay một cách tổng thể và toàn vẹn. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề có tỉ trọng ứng dụng CNTT trong điều hành tác nghiệp cao và yêu cầu xử lý thông tin phi cấu trúc là rất lớn và rất quan trọng thì việc ứng dụng ECM đã trở thành cấp thiết, ví dụ như:
Ngân hàng và các tổ chức tài chính, tín dụng.
Các cơ quan nhà nước, chính phủ
Các công ty cung cấp dịch vụ viễn thông.
Lợi ích mang lại
Việc triển khai ECM mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, giúp cho việc quản lý nội dung, thông tin doanh nghiệp được thực hiện một cách dễ dàng, thông suốt theo đúng các tiêu chuẩn, quy trình đã định. Cụ thể:
Tự động hóa quy trình xử lý nghiệp vụ
Tập trung hóa việc quản lý thông tin
Cung cấp thông tin nhanh chóng và đầy đủ.
Hỗ trợ ra quyết định kịp thời
Tiết kiệm chi phí vận hành (đặc biệt là chi phí giấy tờ).
Dễ đánh giá chất lượng công việc
Giảm thiểu sai sót, giảm thiểu thiệt hại.
Dễ dàng kiểm tra, truy vấn thông tin.